Se você receber uma opção para comprar ações como pagamento por seus serviços, poderá ter receita quando receber a opção, quando exercer a opção ou quando alienar a opção ou o estoque recebido ao exercer a opção. Existem dois tipos de opções de compra de ações: As opções concedidas sob um plano de compra de ações para funcionários ou um plano de opções de ações de incentivo (ISO) são opções de ações estatutárias. Opções de ações que são concedidas nem sob um plano de compra de ações de funcionários nem um plano ISO são opções de ações não estatutárias. Consulte a publicação 525. Rendimento tributável e não tributável. Para obter assistência para determinar se você recebeu uma opção de compra de ações estatutária ou não estatutária. Opções estatutárias de ações Se o seu empregador conceder a você uma opção estatutária de ações, geralmente não inclui nenhum valor em sua receita bruta quando recebe ou exerce a opção. No entanto, você pode estar sujeito a imposto mínimo alternativo no ano em que você exerce um ISO. Para obter mais informações, consulte o Form 6251 Instruções (PDF). Você tem renda tributável ou perda dedutível quando vende as ações que comprou ao exercer a opção. Geralmente, você trata esse valor como um ganho ou perda de capital. No entanto, se você não cumprir requisitos especiais período de detenção, você terá que tratar a renda da venda como renda ordinária. Adicione esses valores, que são tratados como salários, à base do estoque na determinação do ganho ou perda na alienação de ações. Consulte a publicação 525 para obter detalhes específicos sobre o tipo de opção de compra de ações, bem como as regras para quando a renda é relatada e como a renda é relatada para fins de imposto de renda. Incentive Stock Option - Após o exercício de um ISO, você deve receber de seu empregador um Formulário 3921 (PDF), Exercício de uma Opção de Compra de Incentivo sob a Seção 422 (b). Este formulário informará datas e valores importantes necessários para determinar a quantidade correta de capital e renda ordinária (se aplicável) a ser relatada em seu retorno. Plano de Compra de Ações para Empregados - Após a primeira transferência ou venda de ações adquiridas por meio do exercício de uma opção concedida de acordo com um plano de compra de ações para funcionários, deverá receber do seu empregador um Formulário 3922 (PDF), Transferência de Ações Seção 423 (c). Este formulário irá relatar datas importantes e valores necessários para determinar a quantidade correta de capital e renda ordinária a ser relatado em seu retorno. Opções de ações não-estatutárias Se o seu empregador lhe conceder uma opção de compra de ações não estatutárias, o montante de receita a incluir e o tempo necessário para incluí-lo depende se o valor justo de mercado da opção pode ser prontamente determinado. Valor Justo de Mercado Prontamente Determinado - Se uma opção é ativamente negociada em um mercado estabelecido, você pode prontamente determinar o valor justo de mercado da opção. Consulte a publicação 525 para outras circunstâncias sob as quais você pode prontamente determinar o valor justo de mercado de uma opção e as regras para determinar quando você deve relatar o lucro de uma opção com um valor de mercado prontamente determinável. Não Facilmente Determinado Valor de Mercado Justo - A maioria das opções não-estatutárias não tem um valor de mercado prontamente determinável. Para opções não estatutárias sem um valor justo de mercado prontamente determinável, não há evento tributável quando a opção é concedida, mas você deve incluir no resultado o valor justo de mercado das ações recebidas no exercício, menos o valor pago, quando você exerce a opção. Você tem rendimento tributável ou perda dedutível quando vende as ações que recebeu ao exercer a opção. Geralmente, você trata esse valor como um ganho ou perda de capital. Para obter informações específicas e exigências de relatórios, consulte a publicação 525. Última Última revisão ou atualizada: 20 de setembro de 2016A organização de associação sem fins lucrativos fornecendo informações imparciais e pesquisa sobre planos de ações de funcionários de base ampla Clique no botão Join acima para obter detalhes ou para se inscrever online. O National Center for Employee Ownership (NCEO) é uma organização sem fins lucrativos auto-sustentável que oferece recursos práticos e informações objetivas e confiáveis sobre planos de participação nos empregados (ESOPs), planos de remuneração de ações e cultura de propriedade. Somos a principal editora e fonte de pesquisa no campo, realizar dúzias de webinars e reuniões em pessoa anualmente, e prestar serviços aos nossos milhares de membros e outros. Leia mais. Atualizações de Propriedade de Funcionários Nancy Dittmer completa sua série sobre as regras que procuram impedir que as ESOPs de corporação S sejam usadas como abrigos fiscais abusivos na Seção 409 (p) Testando (Parte 5). Novas publicações é um direito ESOP para você (Providence, RI, outubro de 1920, 2016) É um direito ESOP para você é um seminário dia e meio que reúne os principais especialistas de todo o país para fornecer um guia prático e abrangente Para ajudá-lo a determinar se um ESOP funcionará para a sua empresa e, em caso afirmativo, como configurar um plano que funcionará. Registe-se agora antes de vender. As Tecnologias da Torch explicam a sua cultura Nas Tecnologias Torch da ESOP, a cultura de cuidar é tão profunda que os funcionários criaram e financiaram a sua própria instituição de caridade sem fins lucrativos, a Torch Helps. Neste vídeo apresentado no nosso site ESOPinfo. org. Empregado-proprietários falam sobre o que é como trabalhar na tocha eo que eles fazem para os outros. Assista agora. Atualizações de Propriedade de Funcionários Nancy Dittmer completa sua série sobre as regras que procuram impedir que as ESOPs de corporação S sejam usadas como abrigos fiscais abusivos na Seção 409 (p) Testando (Parte 5). Atualizações Publicações É um direito ESOP para você Torch CultureEmployee opção de ações - ESO O que é uma opção de ações de funcionários - ESO Uma opção de ações de empregado (ESO) é uma opção de ações concedida a funcionários especificados de uma empresa. Os ESOs oferecem ao detentor de opções o direito de comprar uma certa quantidade de ações da empresa a um preço predeterminado por um período de tempo específico. Uma opção de ação do empregado é ligeiramente diferente de uma opção negociada em bolsa. Porque não é negociado entre os investidores em uma bolsa. VIDEO Carregar o leitor. BREAKING DOWN Opção de Compra de Pessoas Funcionárias - Normalmente, os empregados devem esperar por um período de aquisição específico antes que eles possam exercer a opção e comprar ações da empresa, porque a idéia por trás das opções de ações é alinhar os incentivos entre os empregados e os acionistas de uma empresa. Os acionistas querem ver o aumento do preço das ações, de modo que os funcionários gratificantes que o preço das ações sobe ao longo do tempo garante que todos têm os mesmos objetivos em mente. Como funciona um Contrato de Opção de Compra Suponha que um gerente recebe opções de compra de ações eo contrato de opção permite ao gerente comprar 1.000 ações da empresa a um preço de exercício ou preço de exercício de 50 por ação. 500 partes do total vest depois de dois anos, e as 500 restantes ações vencimento no final de três anos. Vesting refere-se ao empregado ganhar propriedade sobre as opções, e investir motiva o trabalhador para ficar com a empresa até que as opções colete. Exemplos de Exercício de Opções de Ações Usando o mesmo exemplo, suponha que o preço da ação aumente para 70 após dois anos, o que está acima do preço de exercício das opções de ações. O gerente pode exercer através da compra das 500 ações que são investidos em 50, e vender essas ações ao preço de mercado de 70. A transação gera um ganho de 20 por ação, ou 10.000 no total. A empresa mantém um gerente experiente por dois anos adicionais, eo empregado lucros do exercício de opção de ações. Se, em vez disso, o preço da ação não está acima do preço de exercício 50, o gerente não exerce as opções de compra de ações. Uma vez que o empregado possui as opções para 500 ações após dois anos, o gerente pode ser capaz de deixar a empresa e manter as opções de ações até que as opções expiram. Este arranjo dá ao gerente a oportunidade de lucrar com um aumento do preço das ações no caminho. Factoring nas Despesas da Empresa Normalmente, os ESOs são concedidos sem qualquer requisito de desembolso de dinheiro do empregado. Se o preço de exercício for de 50 por ação eo preço de mercado for de 70, por exemplo, a empresa poderá simplesmente pagar ao empregado a diferença entre os dois preços multiplicada pelo número de ações de opção. Se 500 ações são investidas, o montante pago ao empregado é (20 x 500 ações), ou 10.000. Isso elimina a necessidade de o trabalhador comprar as ações antes que o estoque seja vendido, e essa estrutura torna as opções mais valiosas. Os ESOs são uma despesa para o empregador eo custo de emissão das opções de compra de ações é lançado na demonstração de resultados da empresa. Obter a maioria das opções de ações do empregado Carregando o player. Um plano de opções de ações de empregado pode ser um instrumento de investimento lucrativo se adequadamente gerenciado. Por esta razão, estes planos têm servido por muito tempo como uma ferramenta bem sucedida para atrair executivos de topo, e nos últimos anos se tornar um meio popular para atrair funcionários não executivos. Infelizmente, alguns ainda não conseguem aproveitar ao máximo o dinheiro gerado por seu estoque de funcionários. Compreender a natureza das opções de ações. A tributação e o impacto sobre o rendimento pessoal é fundamental para maximizar tal vantagem potencialmente lucrativa. O que é uma Opção de Compra de Pessoas Funcionárias Uma opção de compra de ações de empregados é um contrato emitido por um empregador para um empregado para comprar um valor definido de ações de ações da empresa a um preço fixo por um período limitado de tempo. Existem duas grandes classificações de opções emitidas: opções de ações não qualificadas (NSO) e opções de ações de incentivo (ISO). Opções de ações não qualificadas diferem de opções de ações de incentivo de duas maneiras. Primeiro, os NSOs são oferecidos a funcionários não-executivos e diretores ou consultores externos. Em contrapartida, as ISOs são estritamente reservadas aos empregados (mais especificamente, executivos) da empresa. Em segundo lugar, as opções não qualificadas não recebem tratamento fiscal especial, enquanto as opções de ações incentivadas recebem tratamento fiscal favorável porque atendem a regras estatutárias específicas descritas no Código de Receita Federal (mais detalhes sobre este tratamento fiscal favorável são fornecidos abaixo). Os planos NSO e ISO compartilham um traço comum: podem sentir-se complexos. As transações dentro desses planos devem seguir os termos específicos estabelecidos pelo contrato do empregador e pelo Código de Receita Federal. Data de concessão, vencimento, vencimento e exercício Para começar, os funcionários normalmente não recebem a propriedade total das opções na data de início do contrato (também conhecido como data de concessão). Eles devem cumprir um calendário específico conhecido como o calendário de vesting no exercício das suas opções. O programa de aquisição começa no dia em que as opções são concedidas e lista as datas em que um empregado é capaz de exercer um número específico de ações. Por exemplo, um empregador pode conceder 1.000 ações na data da concessão, mas um ano a partir dessa data, 200 ações serão adquiridas (o empregado tem o direito de exercer 200 das 1.000 ações inicialmente concedidas). No ano seguinte, outras 200 ações são investidas, e assim por diante. A programação de aquisição é seguida por uma data de vencimento. Nesta data, o empregador já não reserva o direito para seu empregado para comprar o estoque da companhia sob os termos do acordo. Uma opção de compra de ações para empregados é concedida a um preço específico, conhecido como preço de exercício. É o preço por ação que um empregado deve pagar para exercer suas opções. O preço de exercício é importante porque é usado para determinar o ganho (chamado de elemento pechincha) eo imposto a pagar sobre o contrato. O elemento de pechincha é calculado subtraindo o preço de exercício do preço de mercado das ações da empresa na data em que a opção é exercida. Taxing Employee Stock Options O Internal Revenue Code também tem um conjunto de regras que um proprietário deve obedecer para evitar o pagamento de impostos pesados em seus contratos. A tributação dos contratos de opção de compra de ações depende do tipo de opção detida. Para opções de ações não qualificadas (NSO): A concessão não é um evento tributável. A tributação começa no momento do exercício. O elemento de pechincha de uma opção de compra de ações não qualificada é considerado compensação e é tributado às alíquotas de imposto de renda ordinárias. Por exemplo, se um empregado recebe 100 ações da A a um preço de exercício de 25, o valor de mercado da ação no momento do exercício é 50. O elemento de pechincha no contrato é (50-25) x 1002.500 . Observe que estamos assumindo que essas ações são 100 investido. A venda do título desencadeia outro fato tributável. Se o empregado decidir vender as ações imediatamente (ou menos de um ano após o exercício), a transação será relatada como um ganho (ou perda) de capital de curto prazo e estará sujeita a imposto às alíquotas de imposto de renda ordinárias. Se o empregado decidir vender as ações um ano após o exercício, a venda será relatada como um ganho (ou perda) de capital a longo prazo eo imposto será reduzido. Opções de ações de incentivo (ISO) recebem tratamento fiscal especial: A concessão não é uma transação tributável. Nenhum evento tributável é relatado no exercício, no entanto, o elemento pechincha de uma opção de ações de incentivo pode desencadear um imposto mínimo alternativo (AMT). O primeiro evento tributável ocorre na venda. Se as ações são vendidas imediatamente após serem exercidas, o elemento de pechincha é tratado como receita ordinária. O ganho no contrato será tratado como um ganho de capital a longo prazo se a seguinte regra for respeitada: as ações devem ser mantidas por 12 meses após o exercício e não devem ser vendidas até dois anos após a data de concessão. Por exemplo, suponha que o estoque A é concedido em 1 de janeiro de 2007 (100 investido). O executivo exerce as opções em 01 de junho de 2008. Se ele ou ela deseja relatar o ganho no contrato como um ganho de capital a longo prazo, o estoque não pode ser vendido antes de 01 de junho de 2009. Outras Considerações Embora o tempo de uma ação Estratégia de opção é importante, há outras considerações a serem feitas. Outro aspecto-chave do planejamento de opções de ações é o efeito que esses instrumentos terão sobre a alocação total de ativos. Para que qualquer plano de investimento seja bem-sucedido, os ativos devem ser adequadamente diversificados. Um empregado deve ser cuidadoso de posições concentradas em qualquer estoque da empresa. A maioria dos consultores financeiros sugerem que as ações da empresa devem representar 20 (no máximo) do plano geral de investimentos. Enquanto você pode se sentir confortável investir uma maior percentagem do seu portfólio em sua própria empresa, é simplesmente mais seguro para diversificar. Consulte um especialista financeiro e / ou fiscal para determinar o melhor plano de execução para o seu portfólio. Bottom Line Conceitualmente, as opções são um método de pagamento atraente. Que melhor maneira de incentivar os funcionários a participar no crescimento de uma empresa do que oferecendo-lhes um pedaço da torta Na prática, no entanto, o resgate ea tributação destes instrumentos pode ser bastante complicado. A maioria dos empregados não entende os efeitos fiscais de possuir e exercer suas opções. Como resultado, eles podem ser fortemente penalizados pelo Tio Sam e, muitas vezes, perdem parte do dinheiro gerado por esses contratos. Lembre-se que a venda de ações do empregado imediatamente após o exercício irá induzir o maior imposto de ganhos de capital de curto prazo. Esperando até que a venda se qualifica para o menor imposto de ganhos de capital de longo prazo pode poupar centenas, ou mesmo milhares. Um benefício marginal é uma forma de pagamento para o desempenho dos serviços. Por exemplo, você fornece um empregado com um benefício marginal quando você permite que o empregado use um veículo comercial para comutar de e para o trabalho. Desempenho dos serviços. Uma pessoa que executa serviços para você não tem que ser seu empregado. Uma pessoa pode prestar serviços para você como um contratante, sócio ou diretor independente. Além disso, para fins de benefícios marginais, trate uma pessoa que concorda em não executar serviços (como sob um pacto de não competir) como serviços executando. Prestador de benefício. Você é o provedor de um benefício complementar se for fornecido para os serviços prestados para você. Você é considerado o provedor de um benefício marginal mesmo que um terceiro, como seu cliente ou cliente, forneça o benefício a seu empregado para os serviços que o funcionário executa para você. Por exemplo, se, em troca de bens ou serviços, o cliente fornece serviços de creche como um benefício adicional para seus funcionários por serviços que eles fornecem para você como seu empregador, então você é o provedor desse benefício marginal, mesmo que o cliente é realmente Fornecendo a creche. Beneficiário do benefício. A pessoa que executa serviços para você é considerada o destinatário de um benefício complementar fornecido para esses serviços. Essa pessoa pode ser considerada o destinatário, mesmo se o benefício é fornecido a alguém que didnt executar serviços para você. Por exemplo, seu empregado pode ser o destinatário de um benefício marginal que você fornece a um membro da família de funcionários. São Benefícios Franquiais Tributáveis Qualquer benefício adicional que você fornece é tributável e deve ser incluído no pagamento de destinatários a menos que a lei especificamente exclui. A Seção 2 discute as exclusões que se aplicam a certos benefícios marginais. Qualquer benefício não excluído pelas regras discutidas na seção 2 é tributável. Incluindo benefícios tributáveis em remuneração. Você deve incluir em um destinatário pagar o valor pelo qual o valor de um benefício adicional é mais do que a soma dos seguintes montantes. Qualquer valor que a lei exclua do pagamento. Qualquer montante que o beneficiário pagou pelo benefício. As regras utilizadas para determinar o valor de um benefício complementar são discutidas na seção 3. Se o beneficiário de um benefício fiscal tributável for seu empregado, o benefício está sujeito a impostos sobre o emprego e deve ser informado no Formulário W-2, Declaração de Salários e Impostos . No entanto, você pode usar regras especiais para reter, depositar e relatar os impostos sobre o emprego. Essas regras são discutidas na seção 4. Se o beneficiário de um benefício tributável não for seu empregado, o benefício não está sujeito a impostos sobre o emprego. No entanto, talvez você precise informar o benefício em uma das seguintes informações retorna. Se o beneficiário receber o benefício como: Planos de Cafeteria Um plano de cafeteria, incluindo um arranjo de despesa flexível, é um plano escrito que permite aos seus empregados escolher entre receber dinheiro ou benefícios tributáveis em vez de certos benefícios qualificados para os quais a lei prevê uma exclusão de salários . Se um empregado optar por receber um benefício qualificado sob o plano, o fato de que o empregado poderia ter recebido dinheiro ou um benefício tributável em vez disso não vai fazer o benefício qualificado tributável. Geralmente, um plano de cafeteria não inclui qualquer plano que oferece um benefício que defere salário. No entanto, um plano de cafeteria pode incluir um plano 401 (k) qualificado como um benefício. Além disso, certos planos de seguro de vida mantidos por instituições educacionais podem ser oferecidos como um benefício, mesmo que eles diferem pagamento. Benefícios qualificados. Um plano de cafeteria pode incluir os seguintes benefícios discutidos na seção 2. Benefícios de acidente e saúde (mas não Archer conta poupança médica (Archer MSAs) ou seguro de cuidados de longo prazo). Assistência a cuidados de dependentes. Cobertura de seguro de vida em grupo (incluindo custos que não podem ser excluídos dos salários). Contas poupança saúde (HSAs). As distribuições de uma HSA podem ser usadas para pagar prêmios elegíveis de seguro de cuidados de longo prazo ou serviços de cuidados de longo prazo qualificados. Benefícios não permitidos. Um plano de cafeteria não pode incluir os seguintes benefícios discutidos na seção 2. Também não podem incluir bolsas de estudo ou bolsas (discutido na Pub. 970). Limite de contribuição para um acordo de despesas flexíveis de saúde (FSA). Para os anos do plano que comecem após 31 de dezembro de 2015, um plano de cafeteria pode não permitir que um empregado solicite contribuições de redução salarial para uma FSA de saúde acima de 2.550. Um plano de cafeteria que doesnt limite saúde FSA contribuições para o limite de dólar não é um plano de cafeteria e todos os benefícios oferecidos no âmbito do plano são includible na renda bruta dos funcionários. Para mais informações, consulte o Aviso 2012-40, 2012-26 I. R.B. 1046, disponível em www. irs. gov/irb/2012-26IRB/ar09. 8220 Use-or-lose 8221 regra para saúde FSAs. Em vez de um período de carência, você pode, em sua opção, emendar seu plano de cafeteria para permitir que até 500 de contribuições de funcionários não utilizadas para transitar para o ano do plano imediatamente seguinte. Para obter mais informações, consulte o Aviso 2013-71, 2013-47 I. R.B. 532, disponível em www. irs. gov/irb/2013-47IRB/ar10. Empregado. Para esses planos, trate os seguintes indivíduos como funcionários. Um empregado de direito comum atual. Ver secção 2 no Pub. 15. Um agente de seguro de vida em tempo integral que é um empregado estatutário atual. Um funcionário alugado que tenha prestado serviços em uma base substancialmente em tempo integral por pelo menos um ano, se os serviços forem executados sob sua direção ou controle primário. Exceção para os acionistas da corporação S. Não tratar um acionista 2 de uma corporação S como um empregado da corporação para esta finalidade. Um accionista 2 para este fim é alguém que detém, directa ou indirectamente, (em qualquer altura do ano) mais de 2 das corporações ou ações com mais de 2 dos votos. Tratar um acionista 2 como você faria um sócio em uma parceria para fins de benefícios, mas não tratar o benefício como uma redução nas distribuições para o accionista 2. Planos que favorecem empregados altamente remunerados. Se seu plano favorece funcionários altamente remunerados quanto à elegibilidade para participar, contribuições ou benefícios, você deve incluir em seus salários o valor dos benefícios tributáveis que poderiam ter selecionado. Um plano que você mantém sob um acordo de negociação coletiva não favorece funcionários altamente remunerados. Um empregado altamente compensado para este fim é qualquer um dos seguintes empregados. Um acionista que possui mais de 5 do poder de voto ou valor de todas as classes do estoque de empregadores. Um empregado que é altamente compensado com base nos fatos e circunstâncias. Cônjuge ou dependente de uma pessoa descrita em (1), (2) ou (3). Planos que favorecem os funcionários-chave. Se seu plano favorecer os funcionários-chave, você deve incluir em seus salários o valor dos benefícios tributáveis que poderiam ter selecionado. Um plano favorece os funcionários-chave se mais de 25 do total dos benefícios não tributáveis que você fornece para todos os funcionários sob o plano de ir para funcionários-chave. No entanto, um plano que você mantenha sob um acordo de negociação coletiva não favorece os funcionários-chave. Um empregado chave durante 2016 é geralmente um empregado que seja um do seguinte. Um funcionário com um salário anual superior a 170.000. Um empregado que para 2016 é um dos seguintes. Um 5 proprietário do seu negócio. Um proprietário de seu negócio cujo pagamento anual era de mais de 150.000. Planos de Cafeteria Simples Os empregadores elegíveis que satisfaçam os requisitos de contribuição e os requisitos de elegibilidade e participação podem estabelecer um plano de cafeteria simples. Planos de cafeteria simples são tratados como atendendo aos requisitos de não-discriminação de um plano de cafeteria e certos benefícios sob um plano de cafeteria. Empregador elegível. Você é um empregador elegível se empregar uma média de 100 ou menos funcionários durante qualquer um dos 2 anos anteriores. Se o seu negócio não existisse ao longo do ano anterior, você é elegível se você razoavelmente esperar empregar uma média de 100 ou menos funcionários no ano atual. Se você estabelecer um plano simples cafeteria em um ano que você emprega uma média de 100 ou menos funcionários, você é considerado um empregador elegível para qualquer ano subsequente, desde que você não empregam uma média de 200 ou mais empregados em um ano subseqüente. Requisitos de elegibilidade e participação. Estes requisitos são cumpridos se todos os funcionários que tinham pelo menos 1.000 horas de serviço para o ano do plano anterior são elegíveis para participar e cada funcionário elegível para participar no plano pode eleger qualquer benefício disponível sob o plano. Você pode optar por excluir dos empregados do plano: • Menores de 21 anos antes do fim do ano do plano • Ter menos de um ano de serviço com você a partir de qualquer dia durante o ano do plano • Estão cobertos por um acordo de negociação coletiva ou São estrangeiros não residentes trabalhando fora dos Estados Unidos, cuja renda não vem de uma fonte dos EUA. Requisitos de contribuição. Você deve fazer uma contribuição para fornecer benefícios qualificados em nome de cada funcionário qualificado em um montante igual a: Uma porcentagem uniforme (não inferior a 2) da remuneração do empregado para o ano do plano, ou Uma quantia que é pelo menos 6 do empregado Compensação para o ano do plano ou o dobro do valor das contribuições de redução de salário de cada funcionário qualificado, o que for menor. Se os requisitos de contribuição forem atendidos usando a opção (2), a taxa de contribuição para qualquer contribuição de redução de salário de um empregado altamente compensado ou chave não pode ser maior do que a taxa de contribuição para qualquer outro empregado. Mais informação. Para obter mais informações sobre planos de cafeteria, consulte a seção 125 do Internal Revenue Code e seus regulamentos. Esta exclusão aplica-se a contribuições que você faz para um plano de acidente ou de saúde para um empregado, incluindo o seguinte. Contribuições para o custo de acidente ou seguro de saúde, incluindo seguro de cuidados de longa duração qualificado. As contribuições para um fundo ou fundo separado que, diretamente ou por meio de seguro, proporcionam benefícios de acidente ou de saúde. Contribuições para Archer MSAs ou poupança saúde contas (discutido na Pub. 969). Esta exclusão aplica-se também aos pagamentos que você, direta ou indiretamente, faz a um empregado sob um plano de acidente ou de saúde para funcionários que sejam um dos seguintes. Pagamentos ou reembolsos de despesas médicas. Pagamentos por lesões ou doenças específicas (como a perda do uso de um braço ou perna). Os pagamentos devem ser calculados sem considerar qualquer período de ausência do trabalho. Plano de acidente ou de saúde. Este é um arranjo que fornece benefícios para seus empregados, seus cônjuges, seus dependentes e seus filhos (menores de 27 anos) em caso de ferimento ou doença. O plano pode ser segurado ou não seguro e não precisa ser por escrito. Empregado. Para esta exclusão, trate os seguintes indivíduos como empregados. Um empregado de direito comum atual. Um agente de seguro de vida em tempo integral que é um empregado estatutário atual. Um empregado aposentado. Um ex-empregado que você manter a cobertura para com base na relação de emprego. Uma viúva ou viúvo de um indivíduo que morreu enquanto um empregado. Uma viúva ou viúvo de um empregado aposentado. Para a exclusão de contribuições para um acidente ou plano de saúde, um funcionário alugado que tenha prestado serviços a você em uma base substancialmente tempo integral, pelo menos, um ano, se os serviços são executados sob sua direção ou controle primário. Regra especial para certos planos governamentais. Para certos planos governamentais de acidentes e de saúde, os pagamentos a um beneficiário de um participante do plano falecido podem qualificar-se para a exclusão da renda bruta se os outros requisitos de exclusão forem atendidos. Consulte a seção 105 (j) para detalhes. Exceção para os acionistas da corporação S. Não tratar um acionista 2 de uma corporação S como um empregado da corporação para esta finalidade. Um acionista 2 é alguém que detém, direta ou indiretamente, (em qualquer momento do ano) mais de 2 das ações das empresas ou ações com mais de 2 do poder de voto. Tratar um acionista 2 como você faria um sócio em uma parceria para fins de benefícios, mas não tratar o benefício como uma redução nas distribuições para o accionista 2. Exclusão de salários. Geralmente, você pode excluir o valor dos benefícios de acidente ou de saúde que você fornece a um empregado dos salários dos funcionários. Exceção para certas prestações de cuidados de longa duração. Você não pode excluir contribuições para o custo do seguro de cuidados de longo prazo de um salário dos funcionários sujeitos a retenção de imposto de renda federal se a cobertura é fornecida através de uma despesa flexível ou acordo semelhante. Este é um programa de benefícios que reembolsa as despesas especificadas até um montante máximo que seja razoavelmente disponível para o empregado e seja inferior a cinco vezes o custo total do seguro. No entanto, você pode excluir essas contribuições dos salários dos funcionários sujeitos a segurança social, Medicare e impostos FUTA. S acionistas da corporação. Porque você não pode tratar um acionista de 2 de uma corporação S como um empregado para esta exclusão, você deve incluir o valor de acidente ou benefícios de saúde que você fornece ao empregado no salário dos funcionários sujeitos a retenção de imposto de renda federal. No entanto, você pode excluir o valor desses benefícios (exceto pagamentos por lesões ou doenças específicas) dos salários dos funcionários sujeitos a seguro social, Medicare e impostos FUTA. Exceção para funcionários altamente remunerados. Se seu plano for um plano de reembolso médico auto-seguro que favoreça empregados altamente remunerados, você deve incluir todos ou parte dos valores que você paga a esses empregados em seus salários sujeitos à retenção de imposto de renda federal. No entanto, você pode excluir esses valores (exceto pagamentos por lesões ou doenças específicas) dos salários dos funcionários sujeitos a seguro social, Medicare e impostos FUTA. Um plano auto-segurado é um plano que reembolsa seus funcionários por despesas médicas não cobertas por um acidente ou apólice de seguro de saúde. Um empregado altamente compensado por esta exceção é qualquer um dos seguintes indivíduos. Um dos cinco oficiais mais bem pagos. Um empregado que possui (direta ou indiretamente) mais de 10 em valor do estoque de empregadores. Um empregado que está entre os mais bem pagos de todos os empregados (exceto aqueles que podem ser excluídos do plano). Para obter mais informações sobre essa exceção, consulte a seção 105 (h) do Internal Revenue Code e seus regulamentos. Prémios COBRA. A exclusão de benefícios de acidente e saúde aplica-se aos montantes que você paga para manter a cobertura médica para um funcionário atual ou ex-empregado, de acordo com a Lei Combinada de Reconciliação do Orçamento Geral de 1986 (COBRA). A exclusão aplica-se independentemente da duração do emprego, seja você pagar diretamente os prêmios ou reembolsar o ex-empregado pelos prêmios pagos, e se a separação dos funcionários é permanente ou temporária. Achievement Awards Esta exclusão aplica-se ao valor de qualquer propriedade pessoal tangível que você dá a um empregado como um prêmio por tempo de serviço ou realização de segurança. A exclusão não se aplica a premiações de dinheiro, equivalentes de dinheiro, certificados de presente, ou outra propriedade intangível como férias, refeições, hospedagem, bilhetes para teatro ou eventos esportivos, ações, títulos e outros títulos. O prêmio deve atender aos requisitos para prêmios de desempenho do empregado discutidos no capítulo 2 do Pub. 535. Empregado. Para esta exclusão, trate os seguintes indivíduos como empregados. Um empregado atual. Um ex-funcionário de direito comum que você mantém a cobertura em contrapartida de ou com base em um acordo relativo ao serviço anterior como um empregado. Um funcionário alugado que tenha prestado serviços em uma base substancialmente em tempo integral por pelo menos um ano, se os serviços forem executados sob sua direção ou controle primário. Exceção para os acionistas da corporação S. Não tratar um acionista 2 de uma corporação S como um empregado da corporação para esta finalidade. Um acionista 2 é alguém que detém, direta ou indiretamente, (em qualquer momento do ano) mais de 2 das ações das empresas ou ações com mais de 2 dos votos. Tratar um acionista 2 como você faria um sócio em uma parceria para fins de benefícios, mas não tratar o benefício como uma redução nas distribuições para o accionista 2. Exclusão de salários. Você geralmente pode excluir o valor dos prêmios de realização que você dá a um empregado dos salários dos funcionários se o seu custo isnt mais do que o montante que você pode deduzir como uma despesa de negócios para o ano. O montante anual excluível é de 1.600 (400 para os prêmios que não são 8220 prêmios de plano qualificados 8221). Veja o capítulo 2 do Pub. 535 para obter mais informações sobre o limite de deduções para prêmios de realização de funcionários. Determinar para 2016 se um prêmio de realização é um prêmio 8220 qualificado plano 8221 sob as regras de dedução descritas no Pub. 535, tratar qualquer empregado que recebeu mais de 120.000 em pagamento para 2015 como um empregado altamente compensado. Se o custo dos prêmios dados a um empregado for mais do que sua dedução permitida, inclua nos salários dos funcionários o maior dos seguintes valores. A parte do custo que é mais do que sua dedução admissível (até o valor dos prêmios). O valor pelo qual o valor dos prêmios excede sua dedução permitida. Excluir o valor remanescente dos prêmios dos salários dos funcionários. Assistência de Adopção Um programa de assistência de adoção é um plano escrito separado de um empregador que atenda a todos os seguintes requisitos. Beneficia os empregados que qualificam sob réguas arranjadas por você, que não favorecem empregados altamente compensados ou seus dependentes. Para determinar se seu plano atende a este teste, não considere os funcionários excluídos de seu plano que estão cobertos por um acordo de negociação coletiva, se houver evidência de que a assistência de adoção foi um assunto de negociação de boa-fé. Ele doesnt pagar mais de 5 de seus pagamentos durante o ano para os acionistas ou proprietários (ou seus cônjuges ou dependentes). Um acionista ou proprietário é alguém que possui (em qualquer dia do ano) mais de 5 do estoque ou do capital ou lucros interesse do seu negócio. Você dá aviso razoável do plano aos funcionários elegíveis. Os funcionários fornecem provas razoáveis de que os pagamentos ou reembolsos são para despesas qualificadas. Para esta exclusão, um empregado altamente compensado para 2016 é um funcionário que atende a qualquer um dos seguintes testes. O empregado era um proprietário a qualquer momento durante o ano ou o ano precedente. O empregado recebeu mais de 120.000 em pagamento para o ano anterior. Você pode optar por ignorar o teste (2) se o empregado não estava também no top 20 dos funcionários quando classificado por salário para o ano anterior. Você deve excluir todos os pagamentos ou reembolsos que fizer em um programa de assistência de adoção para despesas de adoção de funcionários qualificados dos salários dos funcionários sujeitos a retenção de imposto de renda federal. No entanto, você não pode excluir esses pagamentos de salários sujeitos a segurança social, Medicare e impostos FUTA. Para obter mais informações, consulte as Instruções para o Formulário 8839. Você deve relatar todas as despesas de adoção qualificadas que pagou ou reembolsou ao abrigo de seu programa de assistência à adoção por cada empregado para o ano na caixa 12 do Formulário W-2 dos funcionários. Use o código 8220 T 8221 para identificar esse valor. Exceção para os acionistas da corporação S. Para esta exclusão, não tratar um acionista 2 de uma corporação S como um empregado da corporação. Um acionista 2 é alguém que detém, direta ou indiretamente, (em qualquer momento do ano) mais de 2 das ações das empresas ou ações com mais de 2 dos votos. Trate um acionista 2 como faria com um sócio em uma parceria para fins de benefícios adicionais, incluindo o uso do benefício como uma redução nas distribuições para o acionista 2. Instalações Esportivas Você pode excluir o valor do uso de um ginásio no local ou de outra facilidade atlética que você opera de um salário de funcionários se substancialmente todo o uso da facilidade durante o ano de calendário é por seus empregados, seus cônjuges e seus filhos dependentes . Para esta finalidade, uma criança dependente dos empregados é uma criança ou um stepchild que seja os empregados dependentes ou que, se ambos os pais forem falecidos, hasnt alcançado a idade de 25. Facilidade no local. A instalação atlética deve estar localizada em instalações que você possui ou aluga. Ele não tem que ser localizado em suas instalações comerciais. Entretanto, a exclusão não se aplica a uma facilidade atlética para o uso residencial, tal como as facilidades atléticas que são parte de um recurso. Empregado. Para esta exclusão, trate os seguintes indivíduos como empregados. Um empregado atual. Um ex-funcionário que se aposentou ou saiu na deficiência. Uma viúva ou viúvo de um indivíduo que morreu enquanto um empregado. Uma viúva ou viúvo de um ex-empregado que se aposentou ou saiu em uma deficiência. Um funcionário alugado que tenha prestado serviços em uma base substancialmente em tempo integral por pelo menos um ano, se os serviços forem executados sob sua direção ou controle primário. Um parceiro que presta serviços para uma parceria. Esta exclusão se aplica à cobertura de seguro de vida que atenda a todas as condições a seguir. Ele fornece um benefício de morte geral que isnt incluído na renda. Você fornece isso a um grupo de funcionários. Consulte A regra dos 10 funcionários. mais tarde. Ele fornece uma quantidade de seguro para cada funcionário com base em uma fórmula que impede a seleção individual. Esta fórmula deve usar fatores como a idade dos funcionários, anos de serviço, remuneração ou posição. Você fornece-lo sob uma política que você directa ou indirectamente transportar. Mesmo se você não pagar nenhum dos custos da polícia, você é considerado para carregá-lo se você organizar para o pagamento de seu custo por seus funcionários e cobrar pelo menos um empregado menos do que, e pelo menos um outro empregado mais do que, o custo de seu Ou seu seguro. Determine o custo do seguro, para este fim, conforme explicado em Cobertura acima do limite. mais tarde. O seguro de vida de grupo não inclui o seguinte seguro. Seguro que não fornece benefícios gerais de morte, como seguro de viagem ou uma apólice que fornece apenas benefícios de morte acidental. Seguro de vida na vida de seus empregados cônjuge ou dependente. No entanto, você pode ser capaz de excluir o custo deste seguro do salário dos funcionários como um benefício de minimis. Veja Benefícios de Minimis (Mínimo). Anteriormente nesta seção. Seguro fornecido sob uma política que proporciona um benefício permanente (um valor econômico que se estende além de um ano de apólice, como valor pago ou em dinheiro), a menos que determinados requisitos sejam atendidos. Consulte a seção de regulamentos 1.79-1 para obter detalhes. Empregado. Para esta exclusão, trate os seguintes indivíduos como empregados. Um empregado de direito comum atual. Um agente de seguro de vida em tempo integral que é um empregado estatutário atual. Um indivíduo que era anteriormente seu empregado sob (1) ou (2). Um funcionário alugado que tenha prestado serviços em uma base substancialmente em tempo integral por pelo menos um ano, se os serviços forem executados sob sua direção e controle primários. Exceção para os acionistas da corporação S. Não tratar um acionista 2 de uma corporação S como um empregado da corporação para esta finalidade. Um acionista 2 é alguém que detém, direta ou indiretamente, (em qualquer momento do ano) mais de 2 das ações das empresas ou ações com mais de 2 dos votos. Tratar um acionista 2 como você faria um sócio em uma parceria para fins de benefícios, mas não tratar o benefício como uma redução nas distribuições para o accionista 2. A regra de 10 funcionários. Geralmente, seguro de vida não é seguro de vida de grupo a menos que você fornecer a pelo menos 10 funcionários em tempo integral em algum momento durante o ano. Para esta regra, contam os empregados que optarem por não receber o seguro, a menos que, para recebê-lo, eles devem contribuir para o custo dos benefícios que não o seguro de vida de grupo. Por exemplo, conte um funcionário que poderia receber seguro pagando parte do custo, mesmo se esse empregado optar por não recebê-lo. No entanto, não contar um funcionário que deve pagar parte ou todo o custo dos benefícios permanentes para obter seguro, a menos que o empregado opte por recebê-lo. Um benefício permanente é um valor econômico que se estende além de um ano de apólice (por exemplo, um valor pago ou em dinheiro) que é fornecido sob uma apólice de seguro de vida. Exceções. Mesmo se você não cumprir a regra de 10 funcionários, duas exceções permitem que você tratar o seguro como seguro de vida de grupo. Sob a primeira exceção, você não tem que cumprir a regra de 10 funcionários se todas as seguintes condições forem atendidas. Se a evidência de que o empregado é segurável é necessária, é limitado a um questionário médico (preenchido pelo empregado) que doesnt exigem um físico. Você fornece o seguro para todos os seus empregados em tempo integral ou, se a seguradora requer a evidência mencionada no (1), a todos os funcionários em tempo integral que fornecem provas que a seguradora aceita. Você calcula a cobertura com base em uma porcentagem uniforme de salário ou os suportes de cobertura de seguradoras que atendam a certos requisitos. Consulte a seção de regulamentos 1.79-1 para detalhes. Sob a segunda exceção, você não tem que cumprir a regra de 10 funcionários se todas as seguintes condições forem atendidas. Você fornece o seguro sob um plano comum cobrindo seus funcionários e os empregados de pelo menos um outro empregador que não está relacionado a você. O seguro é restrito, mas obrigatório para, todos os seus funcionários que pertencem ou são representados por uma organização (como um sindicato) que exerce atividades substanciais além de obter seguro. Evidência de se um funcionário é seguro não afeta a elegibilidade de funcionários para o seguro ou a quantidade de seguro que o empregado recebe. Para aplicar uma ou outra exceção, não considere empregados que foram negados o seguro para qualquer um dos seguintes motivos. Eles tinham 65 anos ou mais. Eles costumam trabalhar 20 horas ou menos uma semana ou 5 meses ou menos em um ano civil. Eles havent sido empregados para o período de espera dada na política. Este período de espera não pode ser mais de 6 meses. Exclusão de salários. Geralmente, você pode excluir o custo de até 50.000 de seguro de vida de grupo a partir dos salários de um empregado segurado. Você pode excluir a mesma quantia dos salários dos funcionários quando figurar a segurança social e Medicare impostos. Além disso, você não tem que reter imposto de renda federal ou pagar imposto FUTA em qualquer seguro de vida de grupo-termo que você fornecer a um empregado. Cobertura acima do limite. Você deve incluir em seus empregados salários o custo do seguro de vida do grupo-termo além de 50.000 worth da cobertura, reduzida pela quantidade que o empregado pagou para o seguro. Informe-o como salário nas caixas 1, 3 e 5 do Formulário W-2 dos funcionários. Além disso, mostre-o na caixa 12 com o código 8220 C. 8221 O montante está sujeito à segurança social e aos impostos do Medicare, e você pode, a seu critério, reter imposto de renda federal. Figura o custo mensal do seguro para incluir no salário dos funcionários, multiplicando o número de milhares de dólares de toda a cobertura de seguro mais de 50.000 (calculado para o mais próximo 100) pelo custo mostrado na Tabela 2-2. Para toda a cobertura fornecida dentro do ano calendário, use a idade dos funcionários no último dia do ano fiscal dos funcionários. Você deve ratear o custo da tabela se menos de um mês completo de cobertura está envolvido. Tabela 2-2. Custo por 1.000 de proteção por 1 mês Você calcula o custo total para incluir no salário dos funcionários, multiplicando o custo mensal pelo número de meses completos de cobertura a esse custo. O empregador de Toms fornece-lhe a cobertura de seguro de vida do grupo-termo de 200.000. Tom tem 45 anos, não é um empregado chave, e paga 100 por ano para o custo do seguro. Toms empregador deve incluir 170 em seu salário. Os 200.000 de cobertura de seguro é reduzida em 50.000. O custo anual de 150.000 de cobertura é 270 (.15 x 150 x 12), e é reduzido pelo 100 Tom paga para o seguro. O empregador inclui 170 nas caixas 1, 3 e 5 da Toms Form W-2. O empregador também insere 170 na caixa 12 com código 8220 C. 8221 Cobertura para dependentes. Cobertura de seguro de vida em grupo de cobertura paga pelo empregador para o cônjuge ou dependentes de um empregado pode ser excluível da renda como um benefício marginal de minimis se o valor nominal não é mais de 2.000. Se o valor nominal for superior a 2.000, a cobertura dependente pode ser excluída do rendimento como um benefício marginal de minimis se o excesso (se houver) do custo do seguro sobre o montante que o empregado pagou depois de impostos é Tão pequena que a contabilização é irracional ou administrativamente impraticável. Antigos funcionários. Quando um seguro de vida de grupo de duração superior a 50.000 é fornecido a um empregado (incluindo aposentados) após a sua rescisão, a parte do empregado de segurança social e Medicare impostos sobre esse período de cobertura é pago pelo ex-empregado com sua declaração de imposto e Isnt coletado pelo empregador. Você não é obrigado a recolher esses impostos. Use a tabela acima para determinar a quantidade de impostos de segurança social e Medicare devidos pelo ex-funcionário para cobertura fornecida após a separação do serviço. Informe os valores não cobrados separadamente na caixa 12 do Formulário W-2 usando os códigos 8220 M 8221 e 8220 N. 8221 Consulte as Instruções Gerais para os Formulários W-2 e W-3 e as Instruções para o Formulário 941. Exceção para funcionários-chave. Geralmente, se seu plano de seguro de vida de grupo-plano favorece os funcionários-chave em relação à participação ou benefícios, você deve incluir o custo total do seguro em seus empregados-chave salários. Esta exceção geralmente não se aplica aos planos da igreja. Ao calcular a segurança social e Medicare impostos, você também deve incluir o custo total nos salários dos funcionários. Incluir o custo nas caixas 1, 3 e 5 do Formulário W-2. No entanto, você não tem que reter o imposto de renda federal ou pagar imposto FUTA sobre o custo de qualquer seguro de vida de grupo-termo que você fornecer a um empregado. Para este efeito, o custo do seguro é o maior dos seguintes montantes. Os prêmios que você paga para o seguro de funcionários. Consulte a seção de regulamentos 1.79-4T (QampA 6) para obter mais informações. O custo que você calcula usando a Tabela 2-2. Para esta exclusão, um funcionário chave durante 2016 é um funcionário ou ex-empregado que é um dos seguintes indivíduos. Consulte a seção 416 (i) do Internal Revenue Code para obter mais informações. Um funcionário com um salário anual superior a 170.000. Um indivíduo que para 2016 foi um dos seguintes. Um 5 proprietário do seu negócio. Um proprietário de sua empresa cujo pagamento anual era de mais de 150.000. A former employee who was a key employee upon retirement or separation from service is also a key employee. Your plan doesnt favor key employees as to participation if at least one of the following is true. It benefits at least 70 of your employees. At least 85 of the participating employees arent key employees. It benefits employees who qualify under a set of rules you set up that dont favor key employees. Your plan meets this participation test if it is part of a cafeteria plan (discussed in section 1) and it meets the participation test for those plans. When applying this test, dont consider employees who: Have not completed 3 years of service, Are part-time or seasonal, Are nonresident aliens who receive no U. S. source earned income from you, or Are not included in the plan but are in a unit of employees covered by a collective bargaining agreement, if the benefits provided under the plan were the subject of good-faith bargaining between you and employee representatives. Your plan doesnt favor key employees as to benefits if all benefits available to participating key employees are also available to all other participating employees. Your plan doesnt favor key employees just because the amount of insurance you provide to your employees is uniformly related to their pay. S corporation shareholders. Because you cant treat a 2 shareholder of an S corporation as an employee for this exclusion, you must include the cost of all group-term life insurance coverage you provide the 2 shareholder in his or her wages. When figuring social security and Medicare taxes, you must also include the cost of this coverage in the 2 shareholders wages. Include the cost in boxes 1, 3, and 5 of Form W-2. However, you dont have to withhold federal income tax or pay FUTA tax on the cost of any group-term life insurance coverage you provide to the 2 shareholder. Health Savings Accounts A Health Savings Account (HSA) is an account owned by a qualified individual who is generally your employee or former employee. Any contributions that you make to an HSA become the employees property and cant be withdrawn by you. Contributions to the account are used to pay current or future medical expenses of the account owner, his or her spouse, and any qualified dependent. The medical expenses must not be reimbursable by insurance or other sources and their payment from HSA funds (distribution) wont give rise to a medical expense deduction on the individuals federal income tax return. For more information about HSAs, visit the Department of Treasurys website at www. treasury. gov and enter 8220 HSA 8221 in the search box. Eligibility. A qualified individual must be covered by a High Deductible Health Plan (HDHP) and not be covered by other health insurance except for permitted insurance listed under section 223(c)(3) or insurance for accidents, disability, dental care, vision care, or long-term care. For calendar year 2016, a qualifying HDHP must have a deductible of at least 1,300 for self-only coverage or 2,600 for family coverage and must limit annual out-of-pocket expenses of the beneficiary to 6,550 for self-only coverage and 13,100 for family coverage. There are no income limits that restrict an individuals eligibility to contribute to an HSA nor is there a requirement that the account owner have earned income to make a contribution. Exceptions. An individual isnt a qualified individual if he or she can be claimed as a dependent on another persons tax return. Also, an employees participation in a health flexible spending arrangement (FSA) or health reimbursement arrangement (HRA) generally disqualifies the individual (and employer) from making contributions to his or her HSA. However, an individual may qualify to participate in an HSA if he or she is participating in only a limited-purpose FSA or HRA or a post-deductible FSA. For more information, see Other employee health plans in Pub. 969. Employer contributions. Up to specified dollar limits, cash contributions to the HSA of a qualified individual (determined monthly) are exempt from federal income tax withholding, social security tax, Medicare tax, and FUTA tax. For 2016, you can contribute up to 3,350 for self-only coverage or 6,750 for family coverage to a qualified individuals HSA. The contribution amounts listed above are increased by 1,000 for a qualified individual who is age 55 or older at any time during the year. For two qualified individuals who are married to each other and who each are age 55 or older at any time during the year, each spouses contribution limit is increased by 1,000 provided each spouse has a separate HSA. No contributions can be made to an individuals HSA after he or she becomes enrolled in Medicare Part A or Part B. Nondiscrimination rules. Your contribution amount to an employees HSA must be comparable for all employees who have comparable coverage during the same period. Otherwise, there will be an excise tax equal to 35 of the amount you contributed to all employees HSAs. For guidance on employer comparable contributions to HSAs under section 4980G in instances where an employee hasnt established an HSA by December 31 and in instances where an employer accelerates contributions for the calendar year for employees who have incurred qualified medical expenses, see Regulations section 54.4980G-4. Exception. The Tax Relief and Health Care Act of 2006 allows employers to make larger HSA contributions for a nonhighly compensated employee than for a highly compensated employee. A highly compensated employee for 2016 is an employee who meets either of the following tests. The employee was a 5 owner at any time during the year or the preceding year. The employee received more than 120,000 in pay for the preceding year. You can choose to ignore test (2) if the employee wasnt also in the top 20 of employees when ranked by pay for the preceding year. Partnerships and S corporations. Partners and 2 shareholders of an S corporation arent eligible for salary reduction (pre-tax) contributions to an HSA. Employer contributions to the HSA of a bona fide partner or 2 shareholder are treated as distributions or guaranteed payments as determined by the facts and circumstances. Cafeteria plans. You may contribute to an employees HSA using a cafeteria plan and your contributions arent subject to the statutory comparability rules. However, cafeteria plan nondiscrimination rules still apply. For example, contributions under a cafeteria plan to employee HSAs cant be greater for higher-paid employees than they are for lower-paid employees. Contributions that favor lower-paid employees arent prohibited. Reporting requirements. You must report your contributions to an employees HSA in box 12 of Form W-2 using code 8220 W. 8221 The trustee or custodian of the HSA, generally a bank or insurance company, reports distributions from the HSA using Form 1099-SA. Lodging on Your Business Premises It is furnished on your business premises. It is furnished for your convenience. The employee must accept it as a condition of employment. Different tests may apply to lodging furnished by educational institutions. See section 119(d) of the Internal Revenue Code for details. The exclusion doesnt apply if you allow your employee to choose to receive additional pay instead of lodging. On your business premises. For this exclusion, your business premises is generally your employees place of work. For special rules that apply to lodging furnished in a camp located in a foreign country, see section 119(c) of the Internal Revenue Code and its regulations. For your convenience. Whether or not you furnish lodging for your convenience as an employer depends on all the facts and circumstances. You furnish the lodging to your employee for your convenience if you do this for a substantial business reason other than to provide the employee with additional pay. This is true even if a law or an employment contract provides that the lodging is furnished as pay. However, a written statement that the lodging is furnished for your convenience isnt sufficient. Condition of employment. Lodging meets this test if you require your employees to accept the lodging because they need to live on your business premises to be able to properly perform their duties. Examples include employees who must be available at all times and employees who couldnt perform their required duties without being furnished the lodging. It doesnt matter whether you must furnish the lodging as pay under the terms of an employment contract or a law fixing the terms of employment. A hospital gives Joan, an employee of the hospital, the choice of living at the hospital free of charge or living elsewhere and receiving a cash allowance in addition to her regular salary. If Joan chooses to live at the hospital, the hospital cant exclude the value of the lodging from her wages because she isnt required to live at the hospital to properly perform the duties of her employment. S corporation shareholders. For this exclusion, dont treat a 2 shareholder of an S corporation as an employee of the corporation. A 2 shareholder is someone who directly or indirectly owns (at any time during the year) more than 2 of the corporations stock or stock with more than 2 of the voting power. Treat a 2 shareholder as you would a partner in a partnership for fringe benefit purposes, but dont treat the benefit as a reduction in distributions to the 2 shareholder. Meals They are furnished on your business premises. They are furnished for your convenience. This exclusion doesnt apply if you allow your employee to choose to receive additional pay instead of meals. On your business premises. Generally, for this exclusion, the employees place of work is your business premises. For your convenience. Whether you furnish meals for your convenience as an employer depends on all the facts and circumstances. You furnish the meals to your employee for your convenience if you do this for a substantial business reason other than to provide the employee with additional pay. This is true even if a law or an employment contract provides that the meals are furnished as pay. However, a written statement that the meals are furnished for your convenience isnt sufficient. Meals excluded for all employees if excluded for more than half. If more than half of your employees who are furnished meals on your business premises are furnished the meals for your convenience, you can treat all meals you furnish to employees on your business premises as furnished for your convenience. Food service employees. Meals you furnish to a restaurant or other food service employee during, or immediately before or after, the employees working hours are furnished for your convenience. For example, if a waitress works through the breakfast and lunch periods, you can exclude from her wages the value of the breakfast and lunch you furnish in your restaurant for each day she works. You operate a restaurant business. You furnish your employee, Carol, who is a waitress working 7:00 a. m. to 4:00 p. m. two meals during each workday. You encourage but dont require Carol to have her breakfast on the business premises before starting work. She must have her lunch on the premises. Since Carol is a food service employee and works during the normal breakfast and lunch periods, you can exclude from her wages the value of her breakfast and lunch. If you also allow Carol to have meals on your business premises without charge on her days off, you cant exclude the value of those meals from her wages. Employees available for emergency calls. Meals you furnish during working hours so an employee will be available for emergency calls during the meal period are furnished for your convenience. You must be able to show these emergency calls have occurred or can reasonably be expected to occur. A hospital maintains a cafeteria on its premises where all of its 230 employees may get meals at no charge during their working hours. The hospital must have 120 of its employees available for emergencies. Each of these 120 employees is, at times, called upon to perform services during the meal period. Although the hospital doesnt require these employees to remain on the premises, they rarely leave the hospital during their meal period. Since the hospital furnishes meals on its premises to its employees so that more than half of them are available for emergency calls during meal periods, the hospital can exclude the value of these meals from the wages of all of its employees. Short meal periods. Meals you furnish during working hours are furnished for your convenience if the nature of your business restricts an employee to a short meal period (such as 30 or 45 minutes) and the employee cant be expected to eat elsewhere in such a short time. For example, meals can qualify for this treatment if your peak work-load occurs during the normal lunch hour. However, they dont qualify if the reason for the short meal period is to allow the employee to leave earlier in the day. Frank is a bank teller who works from 9 a. m. to 5 p. m. The bank furnishes his lunch without charge in a cafeteria the bank maintains on its premises. The bank furnishes these meals to Frank to limit his lunch period to 30 minutes, since the banks peak workload occurs during the normal lunch period. If Frank got his lunch elsewhere, it would take him much longer than 30 minutes and the bank strictly enforces the time limit. The bank can exclude the value of these meals from Franks wages. Proper meals not otherwise available. Meals you furnish during working hours are furnished for your convenience if the employee couldnt otherwise eat proper meals within a reasonable period of time. For example, meals can qualify for this treatment if there are insufficient eating facilities near the place of employment. Meals after work hours. Meals you furnish to an employee immediately after working hours are furnished for your convenience if you would have furnished them during working hours for a substantial nonpay business reason but, because of the work duties, they werent eaten during working hours. Meals you furnish to promote goodwill, boost morale, or attract prospective employees. Meals you furnish to promote goodwill, boost morale, or attract prospective employees arent considered furnished for your convenience. However, you may be able to exclude their value as discussed under De Minimis Meals . earlier. Meals furnished on nonworkdays or with lodging. You generally cant exclude from an employees wages the value of meals you furnish on a day when the employee isnt working. However, you can exclude these meals if they are furnished with lodging that is excluded from the employees wages as discussed under Lodging on Your Business Premises . earlier in this section. Meals with a charge. The fact that you charge for the meals and that your employees may accept or decline the meals isnt taken into account in determining whether or not meals are furnished for your convenience. S corporation shareholder-employee. For this exclusion, dont treat a 2 shareholder of an S corporation as an employee of the corporation. A 2 shareholder is someone who directly or indirectly owns (at any time during the year) more than 2 of the corporations stock or stock with more than 2 of the voting power. Treat a 2 shareholder as you would a partner in a partnership for fringe benefit purposes, but dont treat the benefit as a reduction in distributions to the 2 shareholder. Moving Expense Reimbursements This exclusion applies to any amount you directly or indirectly give to an employee, (including services furnished in kind) as payment for, or reimbursement of, moving expenses. You must make the reimbursement under rules similar to those described in chapter 11 of Pub. 535 for reimbursement of expenses for travel, meals, and entertainment under accountable plans. The exclusion applies only to reimbursement of moving expenses that the employee could deduct if he or she had paid or incurred them without reimbursement. However, it doesnt apply if the employee actually deducted the expenses in a previous year. Deductible moving expenses. Deductible moving expenses include only the reasonable expenses of: Moving household goods and personal effects from the former home to the new home, and Traveling (including lodging) from the former home to the new home. Deductible moving expenses dont include any expenses for meals and must meet both the distance test and the time test. The distance test is met if the new job location is at least 50 miles farther from the employees old home than the old job location was. The time test is met if the employee works at least 39 weeks during the first 12 months after arriving in the general area of the new job location. For more information on deductible moving expenses, see Pub. 521. Employee. For this exclusion, treat the following individuals as employees. A current employee. A leased employee who has provided services to you on a substantially full-time basis for at least a year if the services are performed under your primary direction or control. Exception for S corporation shareholders. Dont treat a 2 shareholder of an S corporation as an employee of the corporation for this purpose. A 2 shareholder is someone who directly or indirectly owns (at any time during the year) more than 2 of the corporations stock or stock with more than 2 of the voting power. Treat a 2 shareholder as you would a partner in a partnership for fringe benefit purposes, but dont treat the benefit as a reduction in distributions to the 2 shareholder. Exclusion from wages. Generally, you can exclude qualifying moving expense reimbursement you provide to an employee from the employees wages. If you paid the reimbursement directly to the employee, report the amount in box 12 of Form W-2 with the code 8220 P. 8221 Dont report payments to a third party for the employees moving expenses or the value of moving services you provided in kind. No-Additional-Cost Services This exclusion applies to a service you provide to an employee if it doesnt cause you to incur any substantial additional costs. The service must be offered to customers in the ordinary course of the line of business in which the employee performs substantial services. Generally, no-additional-cost services are excess capacity services, such as airline, bus, or train tickets hotel rooms or telephone services provided free or at a reduced price to employees working in those lines of business. Substantial additional costs. To determine whether you incur substantial additional costs to provide a service to an employee, count any lost revenue as a cost. Dont reduce the costs you incur by any amount the employee pays for the service. You are considered to incur substantial additional costs if you or your employees spend a substantial amount of time in providing the service, even if the time spent would otherwise be idle or if the services are provided outside normal business hours. Reciprocal agreements. A no-additional-cost service provided to your employee by an unrelated employer may qualify as a no-additional-cost service if all the following tests are met. The service is the same type of service generally provided to customers in both the line of business in which the employee works and the line of business in which the service is provided. You and the employer providing the service have a written reciprocal agreement under which a group of employees of each employer, all of whom perform substantial services in the same line of business, may receive no-additional-cost services from the other employer. Neither you nor the other employer incurs any substantial additional cost either in providing the service or because of the written agreement. Empregado. For this exclusion, treat the following individuals as employees. A current employee. A former employee who retired or left on disability. A widow or widower of an individual who died while an employee. A widow or widower of a former employee who retired or left on disability. A leased employee who has provided services to you on a substantially full-time basis for at least a year if the services are performed under your primary direction or control. A partner who performs services for a partnership. Treat services you provide to the spouse or dependent child of an employee as provided to the employee. For this fringe benefit, dependent child means any son, stepson, daughter, or stepdaughter who is a dependent of the employee, or both of whose parents have died and who hasnt reached age 25. Treat a child of divorced parents as a dependent of both parents. Treat any use of air transportation by the parent of an employee as use by the employee. This rule doesnt apply to use by the parent of a person considered an employee because of item (3) or (4) above. Exclusion from wages. You can generally exclude the value of a no-additional-cost service you provide to an employee from the employees wages. Exception for highly compensated employees. You cant exclude from the wages of a highly compensated employee the value of a no-additional-cost service that isnt available on the same terms to one of the following groups. All of your employees. A group of employees defined under a reasonable classification you set up that doesnt favor highly compensated employees. For this exclusion, a highly compensated employee for 2016 is an employee who meets either of the following tests. The employee was a 5 owner at any time during the year or the preceding year. The employee received more than 120,000 in pay for the preceding year. You can choose to ignore test (2) if the employee wasnt also in the top 20 of employees when ranked by pay for the preceding year. Qualified bicycle commuting reimbursement. The exclusion applies whether you provide only one or a combination of these benefits to your employees. However, the exclusion for qualified bicycle commuting reimbursement isnt available in any month the employee receives any of the other qualified transportation benefits. Qualified transportation benefits can be provided directly by you or through a bona fide reimbursement arrangement. However, cash reimbursements for transit passes qualify only if a voucher or a similar item that the employee can exchange only for a transit pass isnt readily available for direct distribution by you to your employee. A voucher is readily available for direct distribution only if an employee can obtain it from a voucher provider that doesnt impose fare media charges or other restrictions that effectively prevent the employer from obtaining vouchers. See Regulations section 1.132-9(b)(QampA 16821119) for more information. Generally, you can exclude qualified transportation fringe benefits from an employees wages even if you provide them in place of pay. However, qualified bicycle commuting reimbursements cant be excluded if the reimbursements are provided in place of pay. For information about providing qualified transportation fringe benefits under a compensation reduction agreement, see Regulations section 1.132-9(b)(QampA 11821115). Commuter highway vehicle. A commuter highway vehicle is any highway vehicle that seats at least 6 adults (not including the driver). In addition, you must reasonably expect that at least 80 of the vehicle mileage will be for transporting employees between their homes and work place with employees occupying at least one-half the vehicles seats (not including the drivers). Transit pass. A transit pass is any pass, token, farecard, voucher, or similar item entitling a person to ride, free of charge or at a reduced rate, on one of the following. On mass transit. In a vehicle that seats at least 6 adults (not including the driver) if a person in the business of transporting persons for pay or hire operates it. Mass transit may be publicly or privately operated and includes bus, rail, or ferry. For guidance on the use of smart cards and debit cards to provide qualified transportation fringes, see Revenue Ruling 2014-32, 2014-50 I. R.B. 917, available at www. irs. gov/irb/2014-50IRB/ar06. Qualified parking. Qualified parking is parking you provide to your employees on or near your business premises. It includes parking on or near the location from which your employees commute to work using mass transit, commuter highway vehicles, or carpools. It doesnt include parking at or near your employees home. Qualified bicycle commuting reimbursement. For any calendar year, the exclusion for qualified bicycle commuting reimbursement includes any employer reimbursement during the 15-month period beginning with the first day of the calendar year for reasonable expenses incurred by the employee during the calendar year. Reasonable expenses include: The purchase of a bicycle, and Bicycle improvements, repair, and storage. These are considered reasonable expenses as long as the bicycle is regularly used for travel between the employees residence and place of employment. Empregado. For this exclusion, treat the following individuals as employees. A current employee. A leased employee who has provided services to you on a substantially full-time basis for at least a year if the services are performed under your primary direction or control. A self-employed individual isnt an employee for qualified transportation benefit purposes. Exception for S corporation shareholders. Dont treat a 2 shareholder of an S corporation as an employee of the corporation for this purpose. A 2 shareholder is someone who directly or indirectly owns (at any time during the year) more than 2 of the corporations stock or stock with more than 2 of the voting power. Treat a 2 shareholder as you would a partner in a partnership for fringe benefit purposes, but dont treat the benefit as a reduction in distributions to the 2 shareholder. Relation to other fringe benefits. You cant exclude a qualified transportation benefit you provide to an employee under the de minimis or working condition benefit rules. However, if you provide a local transportation benefit other than by transit pass or commuter highway vehicle, or to a person other than an employee, you may be able to exclude all or part of the benefit under other fringe benefit rules (de minimis, working condition, etc.). Exclusion from wages. You can generally exclude the value of transportation benefits that you provide to an employee during 2016 from the employees wages up to the following limits. 255 per month for combined commuter highway vehicle transportation and transit passes. 255 per month for qualified parking. For a calendar year, 20 multiplied by the number of qualified bicycle commuting months during that year for qualified bicycle commuting reimbursement of expenses incurred during the year. Qualified bicycle commuting month. For any employee, a qualified bicycle commuting month is any month the employee: Regularly uses the bicycle for a substantial portion of the travel between the employees residence and place of employment, and Transportation in a commuter highway vehicle, Any transit pass, or Qualified parking benefits. Benefits more than the limit. If the value of a benefit for any month is more than its limit, include in the employees wages the amount over the limit minus any amount the employee paid for the benefit. You cant exclude the excess from the employees wages as a de minimis transportation benefit. More information. For more information on qualified transportation benefits, including van pools, and how to determine the value of parking, see Regulations section 1.132-9. Tuition Reduction An educational organization can exclude the value of a qualified tuition reduction it provides to an employee from the employees wages. A tuition reduction for undergraduate education generally qualifies for this exclusion if it is for the education of one of the following individuals. A current employee. A former employee who retired or left on disability. A widow or widower of an individual who died while an employee. A widow or widower of a former employee who retired or left on disability. A dependent child or spouse of any individual listed in (1) through (4) above. A tuition reduction for graduate education qualifies for this exclusion only if it is for the education of a graduate student who performs teaching or research activities for the educational organization. For more information on this exclusion, see Pub. 970. Working Condition Benefits This exclusion applies to property and services you provide to an employee so that the employee can perform his or her job. It applies to the extent the employee could deduct the cost of the property or services as a business expense or depreciation expense if he or she had paid for it. The employee must meet any substantiation requirements that apply to the deduction. Examples of working condition benefits include an employees use of a company car for business, an employer-provided cell phone provided primarily for noncompensatory business purposes, and job-related education provided to an employee. This exclusion also applies to a cash payment you provide for an employees expenses for a specific or prearranged business activity for which a deduction is otherwise allowable to the employee. You must require the employee to verify that the payment is actually used for those expenses and to return any unused part of the payment. For information on deductible employee business expenses, see Unreimbursed Employee Expenses in Pub. 529. The exclusion doesnt apply to the following items. A service or property provided under a flexible spending account in which you agree to provide the employee, over a time period, a certain level of unspecified noncash benefits with a predetermined cash value. A physical examination program you provide, even if mandatory. Any item to the extent the employee could deduct its cost as an expense for a trade or business other than your trade or business. Empregado. For this exclusion, treat the following individuals as employees. A current employee. A partner who performs services for a partnership. A director of your company. An independent contractor who performs services for you. Vehicle allocation rules. If you provide a car for an employees use, the amount you can exclude as a working condition benefit is the amount that would be allowable as a deductible business expense if the employee paid for its use. If the employee uses the car for both business and personal use, the value of the working condition benefit is the part determined to be for business use of the vehicle. See Business use of your car under Personal versus Business Expenses in chapter 1 of Pub. 535. Also, see the special rules for certain demonstrator cars and qualified nonpersonal use vehicles discussed later. However, instead of excluding the value of the working condition benefit, you can include the entire annual lease value of the car in the employees wages. The employee can then claim any deductible business expense for the car as an itemized deduction on his or her personal income tax return. This option is available only if you use the lease value rule (discussed in section 3) to value the benefit. Demonstrator cars. Generally, all of the use of a demonstrator car by your full-time auto salesperson qualifies as a working condition benefit if the use is primarily to facilitate the services the salesperson provides for you and there are substantial restrictions on personal use. For more information and the definition of 8220 full-time auto salesperson, 8221 see Regulations section 1.132-5(o). For optional, simplified methods used to determine if full, partial, or no exclusion of income to the employee for personal use of a demonstrator car applies, see Revenue Procedure 2001-56. You can find Revenue Procedure 2001-56 on page 590 of Internal Revenue Bulletin 2001-51 at www. irs. gov/pub/irs-irbs/irb01-51.pdf. Qualified nonpersonal use vehicles. All of an employees use of a qualified nonpersonal use vehicle is a working condition benefit. A qualified nonpersonal use vehicle is any vehicle the employee isnt likely to use more than minimally for personal purposes because of its design. Qualified nonpersonal use vehicles generally include all of the following vehicles. Clearly marked, through painted insignia or words, police, fire, and public safety vehicles. Unmarked vehicles used by law enforcement officers if the use is officially authorized. An ambulance or hearse used for its specific purpose. Any vehicle designed to carry cargo with a loaded gross vehicle weight over 14,000 pounds. Delivery trucks with seating for the driver only, or the driver plus a folding jump seat. A passenger bus with a capacity of at least 20 passengers used for its specific purpose. Tractors and other special-purpose farm vehicles. Bucket trucks, cement mixers, combines, cranes and derricks, dump trucks (including garbage trucks), flatbed trucks, forklifts, qualified moving vans, qualified specialized utility repair trucks, and refrigerated trucks. See Regulations section 1.274-5(k) for the definition of qualified moving van and qualified specialized utility repair truck. Pickup trucks. A pickup truck with a loaded gross vehicle weight of 14,000 pounds or less is a qualified nonpersonal use vehicle if it has been specially modified so it isnt likely to be used more than minimally for personal purposes. For example, a pickup truck qualifies if it is clearly marked with permanently affixed decals, special painting, or other advertising associated with your trade, business, or function and meets either of the following requirements. It is equipped with at least one of the following items. A hydraulic lift gate. Permanent tanks or drums. Permanent side boards or panels that materially raise the level of the sides of the truck bed. Other heavy equipment (such as an electric generator, welder, boom, or crane used to tow automobiles and other vehicles). It is used primarily to transport a particular type of load (other than over the public highways) in a construction, manufacturing, processing, farming, mining, drilling, timbering, or other similar operation for which it was specially designed or significantly modified. Vans. A van with a loaded gross vehicle weight of 14,000 pounds or less is a qualified nonpersonal use vehicle if it has been specially modified so it isnt likely to be used more than minimally for personal purposes. For example, a van qualifies if it is clearly marked with permanently affixed decals, special painting, or other advertising associated with your trade, business, or function and has a seat for the driver only (or the driver and one other person) and either of the following items. Permanent shelving that fills most of the cargo area. An open cargo area and the van always carries merchandise, material, or equipment used in your trade, business, or function. Education. Certain job-related education you provide to an employee may qualify for exclusion as a working condition benefit. To qualify, the education must meet the same requirements that would apply for determining whether the employee could deduct the expenses had the employee paid the expenses. Degree programs as a whole dont necessarily qualify as a working condition benefit. Each course in the program must be evaluated individually for qualification as a working condition benefit. The education must meet at least one of the following tests. The education is required by the employer or by law for the employee to keep his or her present salary, status, or job. The required education must serve a bona fide business purpose of the employer. The education maintains or improves skills needed in the job. However, even if the education meets one or both of the above tests, it isnt qualifying education if it: Is needed to meet the minimum educational requirements of the employees present trade or business, or Is part of a program of study that will qualify the employee for a new trade or business. Outplacement services. An employees use of outplacement services qualifies as a working condition benefit if you provide the services to the employee on the basis of need, you get a substantial business benefit from the services distinct from the benefit you would get from the payment of additional wages, and the employee is seeking employment in the same trade or business of the employer. Substantial business benefits include promoting a positive business image, maintaining employee morale, and avoiding wrongful termination suits. Outplacement services dont qualify as a working condition benefit if the employee can choose to receive cash or taxable benefits in place of the services. If you maintain a severance plan and permit employees to get outplacement services with reduced severance pay, include in the employees wages the difference between the unreduced severance and the reduced severance payments. Exclusion from wages. You can generally exclude the value of a working condition benefit you provide to an employee from the employees wages. Exception for independent contractors. You cant exclude the value of parking (unless de minimis), transit passes (if their monthly value exceeds 255 per month), or the use of consumer goods you provide in a product testing program from the compensation you pay to an independent contractor who performs services for you. Exception for company directors. You cant exclude the value of the use of consumer goods you provide in a product testing program from the compensation you pay to a director. Lease Value Rule Under this rule, you determine the value of an automobile you provide to an employee by using its annual lease value. For an automobile provided only part of the year, use either its prorated annual lease value or its daily lease value. If the automobile is used by the employee in your business, you generally reduce the lease value by the amount that is excluded from the employees wages as a working condition benefit. In order to do this, the employee must account to the employer for the business use. This is done by substantiating the usage (mileage, for example), the time and place of the travel, and the business purpose of the travel. Written records made at the time of each business use are the best evidence. Any use of a company-provided vehicle that isnt substantiated as business use is included in income. The working condition benefit is the amount that would be an allowable business expense deduction for the employee if the employee paid for the use of the vehicle. However, you can choose to include the entire lease value in the employees wages. See Vehicle allocation rules . under Working Condition Benefit in section 2. Automobile. For this rule, an automobile is any four-wheeled vehicle (such as a car, pickup truck, or van) manufactured primarily for use on public streets, roads, and highways. Consistency requirements. If you use the lease value rule, the following requirements apply. You must begin using this rule on the first day you make the automobile available to any employee for personal use. However, the following exceptions apply. If you use the commuting rule (discussed earlier in this section) when you first make the automobile available to any employee for personal use, you can change to the lease value rule on the first day for which you dont use the commuting rule. If you use the cents-per-mile rule (discussed earlier in this section) when you first make the automobile available to any employee for personal use, you can change to the lease value rule on the first day on which the automobile no longer qualifies for the cents-per-mile rule. You must use this rule for all later years in which you make the automobile available to any employee, except that you can use the commuting rule for any year during which use of the automobile qualifies. You must continue to use this rule if you provide a replacement automobile to the employee and your primary reason for the replacement is to reduce federal taxes. For automobiles with a FMV of more than 59,999, the annual lease value equals (.25 times the FMV of the automobile) 500. FMV. The FMV of an automobile is the amount a person would pay to buy it from a third party in an arms-length transaction in the area in which the automobile is bought or leased. That amount includes all purchase expenses, such as sales tax and title fees. If you have 20 or more automobiles, see Regulations section 1.61-21(d)(5)(v). If you and the employee own or lease the automobile together, see Regulations section 1.61-21(d)(2)(ii). You dont have to include the value of a telephone or any specialized equipment added to, or carried in, the automobile if the equipment is necessary for your business. However, include the value of specialized equipment if the employee to whom the automobile is available uses the specialized equipment in a trade or business other than yours. Neither the amount the employee considers to be the value of the benefit nor your cost for either buying or leasing the automobile determines its FMV. However, see Safe-harbor value . Próximo. Safe-harbor value. You may be able to use a safe-harbor value as the FMV. For an automobile you bought at arms length, the safe-harbor value is your cost, including sales tax, title, and other purchase expenses. You cant have been the manufacturer of the automobile. For an automobile you lease, you can use any of the following as the safe-harbor value. The manufacturers invoice price (including options) plus 4. The manufacturers suggested retail price minus 8 (including sales tax, title, and other expenses of purchase). The retail value of the automobile reported by a nationally recognized pricing source if that retail value is reasonable for the automobile. Items included in annual lease value table. Each annual lease value in the table includes the value of maintenance and insurance for the automobile. Dont reduce the annual lease value by the value of any of these services that you didnt provide. For example, dont reduce the annual lease value by the value of a maintenance service contract or insurance you didnt provide. You can take into account the services actually provided for the automobile by using the general valuation rule discussed earlier. Items not included. The annual lease value doesnt include the value of fuel you provide to an employee for personal use, regardless of whether you provide it, reimburse its cost, or have it charged to you. You must include the value of the fuel separately in the employees wages. You can value fuel you provided at FMV or at 5.5 cents per mile for all miles driven by the employee. However, you cant value at 5.5 cents per mile fuel you provide for miles driven outside the United States (including its possessions and territories), Canada, and Mexico. If you reimburse an employee for the cost of fuel, or have it charged to you, you generally value the fuel at the amount you reimburse, or the amount charged to you if it was bought at arms length. If you have 20 or more automobiles, see Regulations section 1.61-21(d)(3)(ii)(D). If you provide any service other than maintenance and insurance for an automobile, you must add the FMV of that service to the annual lease value of the automobile to figure the value of the benefit. 4-year lease term. The annual lease values in the table are based on a 4-year lease term. These values will generally stay the same for the period that begins with the first date you use this rule for the automobile and ends on December 31 of the fourth full calendar year following that date. Figure the annual lease value for each later 4-year period by determining the FMV of the automobile on January 1 of the first year of the later 4-year period and selecting the amount in column (2) of the table that corresponds to the appropriate dollar range in column (1). Using the special accounting rule. If you use the special accounting rule for fringe benefits discussed in section 4, you can figure the annual lease value for each later 4-year period at the beginning of the special accounting period that starts immediately before the January 1 date described in the previous paragraph. For example, assume that you use the special accounting rule and that, beginning on November 1, 2015, the special accounting period is November 1 to October 31. You elected to use the lease value rule as of January 1, 2016. You can refigure the annual lease value on November 1, 2019, rather than on January 1, 2020. Transferring an automobile from one employee to another. Unless the primary purpose of the transfer is to reduce federal taxes, you can refigure the annual lease value based on the FMV of the automobile on January 1 of the calendar year of transfer. However, if you use the special accounting rule for fringe benefits discussed in section 4, you can refigure the annual lease value (based on the FMV of the automobile) at the beginning of the special accounting period in which the transfer occurs. Prorated Annual Lease Value If you provide an automobile to an employee for a continuous period of 30 or more days but less than an entire calendar year, you can prorate the annual lease value. Figure the prorated annual lease value by multiplying the annual lease value by a fraction, using the number of days of availability as the numerator and 365 as the denominator. If you provide an automobile continuously for at least 30 days, but the period covers 2 calendar years (or 2 special accounting periods if you are using the special accounting rule for fringe benefits discussed in section 4), you can use the prorated annual lease value or the daily lease value. If you have 20 or more automobiles, see Regulations section 1.61-21(d)(6). If an automobile is unavailable to the employee because of his or her personal reasons (for example, if the employee is on vacation), you cant take into account the periods of unavailability when you use a prorated annual lease value. You cant use a prorated annual lease value if the reduction of federal tax is the main reason the automobile is unavailable. Daily Lease Value If you provide an automobile to an employee for a continuous period of less than 30 days, use the daily lease value to figure its value. Figure the daily lease value by multiplying the annual lease value by a fraction, using four times the number of days of availability as the numerator and 365 as the denominator. However, you can apply a prorated annual lease value for a period of continuous availability of less than 30 days by treating the automobile as if it had been available for 30 days. Use a prorated annual lease value if it would result in a lower valuation than applying the daily lease value to the shorter period of availability. Unsafe Conditions Commuting Rule Under this rule, the value of commuting transportation you provide to a qualified employee solely because of unsafe conditions is 1.50 for a one-way commute (that is, from home to work or from work to home). This amount must be included in the employees wages or reimbursed by the employee. You can use the unsafe conditions commuting rule for qualified employees if all of the following requirements are met. The employee would ordinarily walk or use public transportation for commuting. You have a written policy under which you dont provide the transportation for personal purposes other than commuting because of unsafe conditions. The employee doesnt use the transportation for personal purposes other than commuting because of unsafe conditions. These requirements must be met on a trip-by-trip basis. Commuting transportation. This is transportation to or from work using any motorized wheeled vehicle (including an automobile) manufactured for use on public streets, roads, and highways. You or the employee must buy the transportation from a party that isnt related to you. If the employee buys it, you must reimburse the employee for its cost (for example, cab fare) under a bona fide reimbursement arrangement. Qualified employee. A qualified employee for 2016 is one who: Performs services during the year Is paid on an hourly basis Isnt claimed under section 213(a)(1) of the Fair Labor Standards Act (FLSA) of 1938 (as amended) to be exempt from the minimum wage and maximum hour provisions Is within a classification for which you actually pay, or have specified in writing that you will pay, overtime pay of at least one and one-half times the regular rate provided in section 207 of FLSA and Received pay of not more than 120,000 during 2015. However, an employee isnt considered a qualified employee if you dont comply with the recordkeeping requirements concerning the employees wages, hours, and other conditions and practices of employment under section 211(c) of FLSA and the related regulations. Unsafe conditions. Unsafe conditions exist if, under the facts and circumstances, a reasonable person would consider it unsafe for the employee to walk or use public transportation at the time of day the employee must commute. One factor indicating whether it is unsafe is the history of crime in the geographic area surrounding the employees workplace or home at the time of day the employee commutes. 4. Rules for Withholding, Depositing, and Reporting Use the following guidelines for withholding, depositing, and reporting taxable noncash fringe benefits. For additional information on how to withhold on fringe benefits, see section 5 in Pub. 15. Valuation of fringe benefits. Generally, you must determine the value of noncash fringe benefits no later than January 31 of the next year. Before January 31, you may reasonably estimate the value of the fringe benefits for purposes of withholding and depositing on time. Choice of period for withholding, depositing, and reporting. For employment tax and withholding purposes, you can treat noncash fringe benefits (including personal use of employer-provided highway motor vehicles) as paid on a pay period, quarter, semiannual, annual, or other basis. But the benefits must be treated as paid no less frequently than annually. You dont have to choose the same period for all employees. You can withhold more frequently for some employees than for others. You can change the period as often as you like as long as you treat all of the benefits provided in a calendar year as paid no later than December 31 of the calendar year. You can also treat the value of a single fringe benefit as paid on one or more dates in the same calendar year, even if the employee receives the entire benefit at one time. For example, if your employee receives a fringe benefit valued at 1,000 in one pay period during 2016, you can treat it as made in four payments of 250, each in a different pay period of 2016. You dont have to notify the IRS of the use of the periods discussed above. Transfer of property. The above choice for reporting and withholding doesnt apply to a cash fringe benefit or a fringe benefit that is a transfer of tangible or intangible personal property of a kind normally held for investment or a transfer of real property. For these kinds of fringe benefits, you must use the actual date the property was transferred to the employee. Withholding and depositing taxes. You can add the value of fringe benefits to regular wages for a payroll period and figure income tax withholding on the total. Or you can withhold federal income tax on the value of fringe benefits at the flat 25 rate that applies to supplemental wages. See section 7 in Pub.15 for the flat rate (39.6) when supplemental wage payments to an individual exceed 1 million during the year. You must withhold the applicable income, social security, and Medicare taxes on the date or dates you chose to treat the benefits as paid. Deposit the amounts withheld as discussed in section 11 of Pub.15. Additional Medicare Tax withholding. In addition to withholding Medicare tax at 1.45, you must withhold a 0.9 Additional Medicare Tax from wages you pay to an employee in excess of 200,000 in a calendar year. You are required to begin withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which you pay wages in excess of 200,000 to an employee and continue to withhold it each pay period until the end of the calendar year. Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is no employer share of Additional Medicare Tax. All wages that are subject to Medicare tax are subject to Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the 200,000 withholding threshold. For more information on what wages are subject to Medicare tax, see Table 2-1, earlier, and the chart, Special Rules for Various Types of Services and Payments . in section 15 of Pub. 15. For more information on Additional Medicare Tax, visit IRS. gov and enter 8220 Additional Medicare Tax 8221 in the search box. Amount of deposit. To estimate the amount of income tax withholding and employment taxes and to deposit them on time, make a reasonable estimate of the value of the fringe benefits provided on the date or dates you chose to treat the benefits as paid. Determine the estimated deposit by figuring the amount you would have had to deposit if you had paid cash wages equal to the estimated value of the fringe benefits and withheld taxes from those cash wages. Even if you dont know which employee will receive the fringe benefit on the date the deposit is due, you should follow this procedure. If you underestimate the value of the fringe benefits and deposit less than the amount you would have had to deposit if the applicable taxes had been withheld, you may be subject to a penalty. If you overestimate the value of the fringe benefit and overdeposit, you can either claim a refund or have the overpayment applied to your next Form 941, Employers QUARTERLY Federal Tax Return. See the Instructions for Form 941. If you paid the required amount of taxes but withheld a lesser amount from the employee, you can recover from the employee the social security, Medicare, or income taxes you deposited on the employees behalf and included on the employees Form W-2. However, you must recover the income taxes before April 1 of the following year. Paying your employees share of social security and Medicare taxes. If you choose to pay your employees social security and Medicare taxes on taxable fringe benefits without deducting them from his or her pay, you must include the amount of the payments in the employees income. Also, if your employee leaves your employment and you have unpaid and uncollected taxes for noncash benefits, you are still liable for those taxes. You must add the uncollected employee share of social security and Medicare tax to the employees wages. Follow the procedure discussed under Employees Portion of Taxes Paid by Employer in section 7 of Pub. 15-A. Dont use withheld federal income tax to pay the social security and Medicare tax. Special accounting rule. You can treat the value of taxable noncash benefits as paid on a pay period, quarterly, semi-annually, annually, or on another basis, provided that the benefits are treated as paid no less frequently than annually. You can treat the value of taxable noncash fringe benefits provided during the last two months of the calendar year, or any shorter period within the last two months, as paid in the next year. Thus, the value of taxable noncash benefits actually provided in the last two months of 2015 could be treated as provided in 2016 together with the value of benefits provided in the first 10 months of 2016. This doesnt mean that all benefits treated as paid during the last two months of a calendar year can be deferred until the next year. Only the value of benefits actually provided during the last two months of the calendar year can be treated as paid in the next calendar year. Limitation. The special accounting rule cant be used, however, for a fringe benefit that is a transfer of tangible or intangible personal property of a kind normally held for investment or a transfer of real property. Conformity rules. Use of the special accounting rule is optional. You can use the rule for some fringe benefits but not others. The period of use need not be the same for each fringe benefit. However, if you use the rule for a particular fringe benefit, you must use it for all employees who receive that benefit. If you use the special accounting rule, your employee also must use it for the same period you use it. But your employee cant use the special accounting rule unless you do. You dont have to notify the IRS if you use the special accounting rule. You may also, for appropriate reasons, change the period for which you use the rule without notifying the IRS. But you must report the income and deposit the withheld taxes as required for the changed period. Special rules for highway motor vehicles. If an employee uses the employers vehicle for personal purposes, the value of that use must be determined by the employer and included in the employees wages. The value of the personal use must be based on fair market value or determined by using one of the following three special valuation rules previously discussed in section 3. The lease value rule. The cents-per-mile rule. The commuting rule (for commuting use only). Election not to withhold income tax. You can choose not to withhold income tax on the value of an employees personal use of a highway motor vehicle you provided. You dont have to make this choice for all employees. You can withhold income tax from the wages of some employees but not others. You must, however, withhold the applicable social security and Medicare taxes on such benefits. You can choose not to withhold income tax on an employees personal use of a highway motor vehicle by: Notifying the employee as described below that you choose not to withhold, and Including the value of the benefits in boxes 1, 3, 5, and 14 on a timely furnished Form W-2. For use of a separate statement in lieu of using box 14, see the General Instructions for Forms W-2 and W-3. The notice must be in writing and must be provided to the employee by January 31 of the election year or within 30 days after a vehicle is first provided to the employee, whichever is later. This notice must be provided in a manner reasonably expected to come to the attention of the affected employee. For example, the notice may be mailed to the employee, included with a paycheck, or posted where the employee could reasonably be expected to see it. You can also change your election not to withhold at any time by notifying the employee in the same manner. Amount to report on Forms 941 (or Form 944) and W-2. The actual value of fringe benefits provided during a calendar year (or other period as explained under Special accounting rule . earlier in this section) must be determined by January 31 of the following year. You must report the actual value on Forms 941 (or Form 944) and W-2. If you choose, you can use a separate Form W-2 for fringe benefits and any other benefit information. Include the value of the fringe benefit in box 1 of Form W-2. Also include it in boxes 3 and 5, if applicable. You may show the total value of the fringe benefits provided in the calendar year or other period in box 14 of Form W-2. However, if you provided your employee with the use of a highway motor vehicle and included 100 of its annual lease value in the employees income, you must also report it separately in box 14 or provide it in a separate statement to the employee so that the employee can compute the value of any business use of the vehicle. If you use the special accounting rule, you must notify the affected employees of the period in which you used it. You must give this notice at or near the date you give the Form W-2, but not earlier than with the employees last paycheck of the calendar year. How To Get Tax Help
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